« Takaisin blogilistaan

Apua stressiin: ajanhallinta

Kirjoittanut Toni Vanhala (maalis 17, 2016)

Oletko tuntenut hukkuvasi töihin? Niin minäkin, kunnes löysin nämä ajanhallintamenetelmät ja sain vihdoin mielenrauhan.

Muutama vuosi sitten olin ensimmäistä kertaa esimiesasemassa ja samalla saanut vastuun isosta tutkimushankkeesta. Monella meistä lähiesimiehistä oli haasteita oman ajankäytön ja stressin kanssa: deadlinet viuhuivat, eikä aikaa tuntunut olevan tarpeeksi edes ajankäytön suunnitteluun. Minulla oli suuret odotukset esimiesvalmennukselta, jossa oli luvattu antaa käytännön vinkkejä ajanhallintaan. Jouduin pettymään, kun meille esiteltiin Eisenhower-matriisi.

Sotilaallisen särmä nelikenttä eli Eisenhowerin matriisi.

Eisenhower-matriisin soveltamisessa oikeaan aikuisten elämään on muutama paha ongelma. Ensimmäinen tuli esiin heti, kun näin sen ensimmäistä kertaa ja ryhdyin sitä täyttämään. Kun ajanhallinta on akuutti ongelma, niin kaikki tehtävät ovat - tai ainakin tuntuvat - tärkeiltä. Teetin tämän harjoituksen myöhemmin eräälle projektiryhmälle ja sama ilmiö toistui: kaikki tehtävät asettuivat kahteen ylimpään laatikkoon. Matriisista ei siis ollut juurikaan apua tehtävien priorisoinnille.

Minusta vielä perustavampi ongelma kuitenkin on, ettei matriisissa ole tilaa mukaville ja mielekkäille asioille. Päinvastoin, herra Eisenhower jopa kannustaa jättämään ne tekemättä, koska ne eivät ole välttämättömiä. Ainakin itse haluan elää elämää, jossa on tilaa muullekin kuin pakollisten asioiden tekemiselle, eikä jokaista suihku- ja vessakäyntiä ole merkitty kalenteriin.

Mikä sitten toimii? Vuosien aikana olen itse kokeillut monenlaisia menetelmiä ajanhallintaan. Näiden avulla olen selättänyt kiireen omassa elämässäni, mikä on osaltaan auttanut mielenrauhan saavuttamisessa. Kannustan kokeilemaan, mitkä näistä toimivat omassa arjessasi.

1. Hyväksy epämukavat totuudet

Muistan, kuinka työporukassa vitsailimme, että vuorokauteen tarvitsisi ylimääräisen tunnin tai viikkoon ylimääräisen päivän. Se oli keino paeta todellisuutta, jossa tekemistä oli paljon, mutta aika ei tuntunut riittävän kaikkeen. Vuorokauteen ei kuitenkaan ole tulossa lisää tunteja. Jos haluat “enemmän aikaa”, niin sinun täytyy luopua jostakin mihin nyt käytät aikaasi. Jos haluat opetella soittamaan säkkipilliä, niin joudut luopumaan Myytinmurtajien TV-maratoneista.

Joudut luopumaan myös ystävistä, naapurisovusta ja muusikon urastasi.

Toinen epämukava totuus on, ettet voi tehdä kaikkea valmiiksi. Sinun täytyy oppia elämään elämää, jossa osa asioista on kesken. Osa asioista ei valmistu koskaan, mutta kehittyy kaiken aikaa. Sen sijaan, että viilaisit kaiken omassa kammiossasi viimeisen päälle valmiiksi, heitä ideasi muiden riepoteltaviksi varhaisessa vaiheessa, näytä keskeneräinen Excel-laskelmasi muillekin ja pyydä palautetta luonnostelemastasi Donald Trumpin muotokuvasta. Kehnolla tekeleellä voi saada keskustelua aikaan. Huono on joskus riittävän hyvä.

2. Tee lista

Perinteinen tehtävälista on kaikille tuttu. Kirjoita ylös kaikki tekemistä vaativat asiat, jotka mieleesi juolahtavat. Nämä ovat niitä tärkeitä juttuja, jotka Eisenhower haluaa sinun tekevän. Pistä listasi talteen huolellisesti, jotta voit käyttää sitä arjessa jatkuvasti. Itse käytän Trelloa, jota suosittelen kaikkiin listaamistarpeisiin. Pidä listaa mukanasi, tai Trellon kännykkäsovellus taskussasi, niin voit kirjata kaikki To-Do-asiat muistiin heti, kun ne juolahtavat mieleesi. Kun kaikki tärkeät tehtävät ovat listalla, sinun ei tarvitse huolehtia niiden muistamisesta ja saat mielenrauhan.

Miten listan tehtäviä kannattaa ryhtyä suorittamaan? Tässä on kaksi keskeistä asiaa. Ensiksi, jokainen tehtäväsi täytyy olla pieni askel, jonka voit suorittaa välittömästi. Pilko listaamasi asiat, kunnes seuraava askel on helppo nähdä. “Osta uusi telkkari” ei ole seuraava askel. Sen sijaan, “etsi netistä televisioiden vertailutesti” on konkreettinen toimenpide. Getting Things Done -kirjassa David Allen käy erittäin yksityiskohtaisesti läpi, kuinka näitä toimenpiteitä muotoillaan.

Toiseksi, jokaisena hetkenä joudut valitsemaan tehtävän joustavasti. Getting Things Done -menetelmän mukaan tämä valinta kannattaa perustaa neljään asiaan:

  1. kontekstiin (esim. onko tietokone käytettävissäsi, onko riittävän rauhallista puhelinkeskustelulle, ...),
  2. aikaan joka on käytettävissä,
  3. omaan energiatasoosi ja
  4. asioiden tärkeysjärjestykseen.

Näiden lisäksi itse vielä lisäisin, että ole myös valmis luopumaan tai vaihtamaan tehtävää joustavasti, jos huomaat että jokin - vaikka oma jaksamisesi - on sille esteenä tai hidasteena.

3. Tee uusi lista

Nyt, kun sinulla on Eiserhower-matriisin yläosa hallussa, tee uusi lista mielekkäistä asioista. Listaa asioita, joita haluat elämässäsi saavuttaa, lisätä ja säilyttää. Älä kuitenkaan laita näitä matriisin alaosaan ja delegoi esimerkiksi laatuaikaa puolisosi kanssa naapurin Kakelle. Katso, mitä pieniä askeleita voit muotoilla näiden mielekkään elämän tavoitteiden pohjalta.

Itselläni oli aikanaan unelma Golden Gate -sillan ylittämisestä avoautolla. Yllätin itseni oivaltamalla, ettei minun tarvitse muuttaa Kaliforniaan ja ostaa avoautoa, vaan pystyin vuokraamaan auton ollessani työmatkalla. Se oli pieni askel kohti unelmaani. San Franciscon ruuhkassa seisomisen jälkeen voin todeta, etten päässyt ylittämään siltaa, mutta pystyin ruksimaan kaikki avoautoihin ja Kaliforniaan liittyvät unelmani yli.

Mielekkäiden asioiden tunnistaminen ja listaaminen on monesti kuitenkin se hankalampi kohta, kuin niistä seuraavien toimenpiteiden muotoilu. Elämän tärkeiden asioiden etsimiseen on monia hyviä menetelmiä. Headstedin verkko-ohjelmissa käytämme esimerkiksi harjoitusta, jossa tehtävänä on kuvitella tulevaisuus, jossa olet elänyt pitkän ja hyvän elämän. Mitkä olivat hienoja hetkiä? Mitä olisit tehnyt toisin? Mitä tärkeitä asioita voit tunnistaa ja poimia nykyiseen arkeesi?

Toisena esimerkkinä tärkeiden asioiden tunnistamisesta, olen itse käyttänyt menetelmää, jossa listaan 100 tavoitetta. Jokainen tavoite on sellainen, jonka olen joskus haaveillut tekeväni tai saavuttavani. Listan muodostamisessa menee useita päiviä. Sen jälkeen käyn läpi kaikki 100 asiaa ja vertaan jokaista muihin 99 asiaan. Kumman haluaisin mieluummin saavuttaa? Tuloksena saan listan, jossa kaikki 100 asiaa ovat tärkeysjärjestyksessä. Poimin viisi ensimmäistä, minulle tärkeimmät, ja otan ne tehtävälistalleni. Seuraavat kymmenen tavoitetta muodostavat “älä tee missään nimessä” eli “not-to-do”-listalle. Tämänkin listan laitan talteen ja se auttaa minua muistamaan, etten harhaudu tekemään liian montaa asiaa. Kun saan tärkeimpiä asioita saavutettua, voin poimia tältä listalta uuden tavoitteekseni.

Tässä omat listani Trellossa. Minulla on useita tehtävälistoja eri konteksteihin, kuten tässä olevat tietokoneella suoritettavat tehtävät.

4. Sähköposti isännästä rengiksi

Sähköposti aiheuttaa helposti stressiä. Oikeastaan, itselleni stressiä aiheutti sen määrä ja käsittelemisen lykkääminen. Nykyisin pidän saapuvan postin kansion eli inboxin tyhjänä. Se onnistuu, kun käsittelen jokaisen saapuvan viestin, en jätä niitä inboxiin lojumaan:

  • jos posti vaatii toimenpidettä, johon menee korkeintaan kaksi minuuttia, niin teen sen heti.
  • jos posti ei edellytä toimenpidettä, päätän joko arkistoida sen (liitetiedostot) kansioon tai tuhoan sen.
  • jos posti edellyttää toimenpidettä jota en voi tehdä nyt, niin laitan sen tehtävälistalle.

Tältä näyttää tyhjä sähköpostilaatikko.

Jos päätät kokeilla sähköpostisi tyhjentämistä, niin varaudu käyttämään aikaa sinne kertyneiden viestien käsittelyyn. Itselläni meni aikanaan yli kaksi työpäivää, kun kävin läpi tuhannet inboxiin kertyneet viestit.

5. Aikatauluta joustavasti

Vihdoin pääsemme aiheeseen, joka päällisin puolin vaikuttaa kaikista keskeisimmältä ajanhallinnalle: aikataulujen hallintaan. Tarkkaa aikatauluttamista tärkeämpää on kuitenkin taito hyväksyä kaikkien aikataulujen epävarmuus ja mukautua joustavasti tilanteen vaatimuksiin.

Jotta voisit aikatauluttaa tehtäväsi, niin sinun täytyy ensin arvioida, kauan niiden suorittamiseen menee. Yksinkertaisten, selkeiden ja melko lyhytkestoisten tehtävien kohdalla voit onnistuakin arvioissasi melko hyvin. Pääasiassa kaikki arviot menevät kuitenkin pieleen.

Luovu siis arvioinnista! Voit suorittaa asioita tehtävälistaltasi mielesi mukaan, eli käytännössä aiemmin mainittujen neljän periaatteen mukaan. Itse tekeminen on tärkeämpää kuin tekemisen suunnittelu! Arvioinnin sijaan, tee suurempia kokonaisuuksia palanen kerrallaan. Kun olet jakanut ison projektisi 20 tehtävään, niin 4 tehtävän suorittaminen on jo 20 % koko työstä. Tämän jälkeen, pystyt jo ennustamaan, kauan koko työhön menee. (Vinkki: se on tässä tapauksessa noin viisinkertainen määrä työtä ja aikaa.)

Entä sitten deadlinet? Tottahan joillakin tehtävillä on määräaikansa? Toki, mutta jos ne ovat oikeasti tärkeitä, niin ne luultavasti tulevat tehdyksi ilman tarkkaa aikataulun seurantaa. Määräajat ovat kuitenkin yksi ainoista asioista, jonka suosittelen merkkaamaan kalenteriin, tapaamisten lisäksi. Kalenteriin kuuluvat sellaiset asiat, jotka ovat tiettyyn aikaan ja usein myös paikkaan sidottuja. Itse merkkaan Trellon tehtäväkortteihin määräajan, joka päivittyy Googlen kalenteriin automaattisesti.

Kun aikaa on niukasti ja asioita täytyy saada tehtyä, niin otan käyttöön time boxing -menetelmän. Asetan kullekin tehtävälle tiukan määräajan ja siirryn sen kuluttua seuraavaan tehtävään, vaikka edellinen jäisi kesken. Tällä on kolme vaikutusta: 1) en jää tavoittelemaan täydellistä, 2) kaikki tärkeät asiat edistyvät edes hiukan ja 3) saan tietää, mitkä tehtävistä ovat hankalia ja vaativat enemmän aikaa.

6. Tuumasta toimeen!

Näillä yksinkertaisilla keinoilla olen saanut oman ajankäyttöni hallintaan. Onko ajankäyttöni nyt täydellistä? Ei tietenkään ole, mutta täydellisyyttä ei kannata odottaa millään elämänalueella. Sopivatko samat keinot kaikille? Varmasti eivät. Meillä kaikilla on omat elämäntilanteemme, luonteemme ja haasteemme ajankäytölle.

Kehotan sinua kuitenkin kokeilemaan jotakin näistä menetelmistä. Jos nykyinen ajankäyttösi stressaa sinua, niin mitä oikeastaan voit menettää? Aloita pienin askelin ja joustavasti, valmiina kokeilemaan jotain muuta, jos tietty menetelmä ei sovikaan sinulle. Älä kuitenkaan odota salamannopeaa muutosta, olethan kerännyt sekä hyviä että toimimattomia menetelmiä ajanhallintaan jo pitkään. Ei muutoskaan voi tapahtua hetkessä.

Lopuksi on syytä todeta, että kiire on vain yksi stressin tekijöistä. Suhtautuminen stressiin on vähintään yhtä merkittävä asia, joka vaikuttaa stressin pahenemiseen ja henkiseen hyvinvointiisi. Stressin muita tekijöitä ja menetelmiä niiden käsittelyyn käyn läpi myöhemmissä blogikirjoituksissa. Niihin paneudutaan myös Työstä stressiä -verkko-ohjelmassamme.

Lisätietoa ja työkaluja